Rechnungsmerkmale

Beachten Sie, dass Rechnungen mit Umsätzen, von denen Sie den Vorsteuerabzug geltend machen möchten, bestimmten Formvorschriften genügen müssen.

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer sind verpflichtet, auf ihren Rechnungen folgende Angaben zu machen:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung oder Leistung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
• Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum
• Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
• Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
• anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
• erteilte Steuernummer oder bei EG Lieferungen die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr. / V. A. T.).
  Bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 6a UStG) sowie bei Ausführung einer sonstigen Leistung im Inland an einen Unternehmer für sein Unternehmen, bei dem der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§§ 3a Abs. 2, 13b UStG), ist neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers auch die des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 1 u. 3 UStG).**
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen (diese darf nur einmalig vergeben werden)
• bei Zahlung vor Erbringung der Leistung der Zeitpunkt der Vorauszahlung
• jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (z. B. Bonus-Vereinbarungen)
• Verlagerung der Steuerschuldnerschaft bei Bauleistungen auf den Leistungsempfänger: z. B. „Als Leistungsempfänger schulden Sie die Umsatzsteuer nach § 13 b Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG“
• Bei Lieferungen / Handwerkerleistungen an Privathaushalte oder Unternehmer in deren nicht unternehmerischen Bereich: „Sie sind gesetzlich verpflichtet diese Rechnung 2 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.“

** Die Angabe der UST-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers, der die Steuer schuldet, ist auch deshalb erforderlich, weil der leistende Unternehmer diese Angaben für die Ausfertigung seiner Zusammenfassenden Meldung benötigt.

Spezielle Bestimmungen für Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen, deren Bruttobetrag 150 € nicht übersteigt, reichen (abweichend von den oben aufgezählten Merkmalen) folgende Angaben:

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
• Entgelt und der Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstigen Leistungen in einer Summe. Ein gesonderter Steuerausweis muss somit nicht erfolgen.
• anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
• Ausstellungsdatum der Rechnung

Sonderregelung für Unternehmer im Baubereich

Seit dem 1.4.2004 schuldet bei Bauleistungen der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Dieser muss die Umsatzsteuer direkt an das Finanzamt zahlen. Das gilt aber nur dann, wenn der Leistungsempfänger selbst Bauleistungen erbringt.

• Das muss der leistende Unternehmer beachten

  Der leistende Unternehmer darf nur den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer in Rechnung stellen. In der Rechnung ist ein entsprechender Hinweis anzubringen, beispielsweise: „Auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG wird hingewiesen".

  Dies gilt auch, wenn eine Bauleistung für den Privatbereich des Vertragspartners erbracht wird, beispielsweise für dessen selbst genutztes Einfamilienhaus. Auch Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken fallen grundsätzlich unter diese Regelung. Es gibt hier jedoch eine Bagatellgrenze (A 182a Abs. 9 Nr. 15 UStR). Bei einem Nettorechnungsbetrag bis zu 500 € gilt die Umkehr der Steuerschuldnerschaft nicht. Hier muss die Rechnung zuzüglich Umsatzsteuer gestellt und die Umsatzsteuer durch den leistenden Unternehmer an das Finanzamt abgeführt werden. Legt der Leistende dem Leistungsempfänger eine gültige Freistellungsbescheinigung (Bescheinigung nach § 48 EStG) vor, kann davon ausgehen, dass er selbst Bauleistungen erbringt und es deshalb zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft kommt. In der Umsatzsteuer-Voranmeldung ist ein solcher Umsatz zu erfassen. Er muss auch in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung angegeben werden.

• Das gilt für den Leistungsempfänger

  Der Leistungsempfänger darf auf keinen Fall die Umsatzsteuer an den leistenden Vertragspartner zahlen, sondern nur direkt an das Finanzamt. Den an den Leistungsempfänger erbrachten Umsatz muss dieser in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung erklären. In der gleichen Voranmeldung kann der Betrag wieder als Vorsteuer geltend gemacht werden, soweit beim Leistungsempfänger das Recht zum Vorsteuerabzug besteht.

Rechnungen bei Anzahlungen und Endabrechnungen

Damit Ihre Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt holen können, müssen Sie die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls ausweisen. Sonst gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.

Bei der Endabrechnung müssen Sie jedoch vorsichtig sein:

Wird über die bereits tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (wenn Sie über diese Anzahlungen Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt haben).

Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Es genügt aber auch, wenn der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge jeweils in einer Summe angeführt werden.