FAQ's (häufig gestellte Fragen)

Seit 2008 ist die Differenzierung zwischen Dienstreise, Einsatzwechsel- und Fahrtätigkeit entfallen. Es gibt nur mehr den einheitlichen Begriff der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit.

Fahrtkosten

• Wegfall der Drei-Monats-Frist
  Nach Ablauf von drei Monaten wird die auswärtige Tätigkeitsstätte nicht mehr zu einer weiteren regelmäßigen Arbeitsstätte. So können ab 2008 nach drei Monaten weiterhin die höheren und steuerfreien Reisekostenersätze geltend gemacht werden.
  Achtung: Die Drei-Monats-Frist ist jedoch bei den Verpflegungsmehraufwendungen weiterhin zu beachten. Bei den Übernachtungskosten ist die Drei-Monats-Frist weggefallen.
• Wegfall der 30 km-Zone
  Mit Streichung der 30 km-Zone gelten für die Veranlagungszeiträume ab 2008 auch für den Personenkreis, der an wechselnden Einsatzstellen beschäftigt ist, diese Fahrten entfernungsunabhängig als beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Es kommen die höheren und steuerfreien Reisekostenersätze nicht zum Einsatz.

Übernachtungskosten

Inlandsreise

• Wegfall der Drei-Monats-Frist
  Nach Ablauf von drei Monaten wird die auswärtige Tätigkeitsstätte nicht mehr zu einer weiteren regelmäßigen Arbeitsstätte. Auch nach drei Monaten sind Übernachtungskosten werbungskostenabzugs- bzw. -erstattungsfähig.
• Änderung der Kürzung der Übernachtungskosten um die Verpflegungskosten
  Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z. B. Tagungspauschale), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:
  1. für Frühstück um 20 % (Inland = 4,80 €),
  2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % (Inland = jeweils 9,60 €)
  des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags (auch wenn aufgrund des Einzelnachweises abgerechnet wird) für Verpflegungsmehraufwendungen (Inland: 24 €) bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

Auslandsreise

• Wegfall der Drei-Monats-Frist
  Nach Ablauf von drei Monaten wird die auswärtige Tätigkeitsstätte nicht mehr zu einer weiteren regelmäßigen Arbeitsstätte. Auch nach drei Monaten sind Übernachtungskosten werbungskostenabzugs- bzw. -erstattungsfähig.
• Der Werbungskostenabzug von Übernachtungskosten bedingt ab 2008 den Einzelnachweis. Der bis 2007 wahlweise zulässige Kostenabzug in Form von länderspezifischen Übernachtungspauschbeträgen ist ersatzlos entfallen. Die Pauschalsätze bleiben in den Fällen der Arbeitgebererstattung jedoch weiter anwendbar. Änderung der Kürzung der Übernachtungskosten um die Verpflegungskosten. Die Kürzung erfolgt wie bei Inlandsreisen, zu beachten sind aber die unterschiedlichen Pauschbeträge der jeweiligen Länder.
  Der Gesamtpreis ist für die Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:
  1. für Frühstück um 20 %,
  2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %
  des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.
• Beispiel:
  Auslandsreise nach Frankreich Hotelrechnung mit Tagungspauschale (Übernachtungskosten, Frühstück, Mittagessen, Abendessen). Gesamtpreis 100 €. Pauschale Verpflegungsmehraufwendungen für Frankreich: 39 €. Die Übernachtungskosten betragen somit 100 € ./. 7,80 € ./. 15,60 € ./. 15,60 € ./. = 61 €.

Ein PKW muss zu mindestens 10% betrieblich genutzt werden, damit ein "betrieblicher PKW" vorliegt.
Die private Nutzung eines Betriebs-PKWs muss der Besteuerung unterworfen werden. Dabei gibt es ertragssteuerlich verschiedene Möglichkeiten für die Ermittlung der privaten Nutzung:

• Fahrtenbuch-Methode
• 1%-Methode
• Schätzungs-Methode (ab 2006)

Fahrtenbuch-Methode

Hierzu muss für das komplette Jahr ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden. Die tatsächlichen Aufwendungen des PKWs (Abschreibung, Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung, Reparaturen, Benzinkosten usw.) werden addiert und dann wird der Anteil für die privat gefahrenen Kilometer ermittelt.

• Kfz-Kosten 10.000,00 €
• gefahrene Kilometer insgesamt 30.000 km, davon 15.000 km privat

Es sind die 10.000,00 € Kosten durch 30.000 km zu dividieren und mit den privat gefahrenen 15.000 km zu multiplizieren.
Die Kfz-Kosten pro gefahrenen Kilometer betragen 0,3333 €.
Die private Nutzung beträgt somit netto 5.000,00 €.

Das Fahrtenbuch muss laufend, lückenlos und fehlerfrei geführt werden.
Für betriebliche Fahrten müssen folgende Angaben aufgezeichnet werden:

• amtliches Kennzeichen zu Beginn des Fahrtenbuchs, Datum jeder Fahrt, Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich veranlassten Fahrt, Reiseziel (Strasse und Ort), Reisezweck, aufgesuchte Geschäftspartner, bei Umwegen ist auch die Reiseroute aufzuzeichnen.
• Privatfahrten müssen im Einzelnen durch Kilometerangabe, jedoch ohne Angabe des Reisewegs oder Reisezwecks, aufgezeichnet werden.
• für die arbeitstägliche Fahrt zwischen Wohnung und Betriebsstätte genügt ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

1%-Methode

Wird ein Fahrtenbuch nicht geführt, so ist die private Kfz-Nutzung nach der sog. 1%-Regelung zu ermitteln. Die private Nutzung beträgt hierbei 1% des auf volle 100 EUR abgerundeten Listenpreises des Herstellers im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für die Sonderausstattung und einschließlich der Umsatzsteuer. Die private Nutzungspauschale gilt pro Monat.

Bruttolistenpreis inkl. Sonderausstattung 50.000,00 € x 1% x 12 Monate = 6.000,00 € private Nutzung zu versteuern.

Schätzungsmethode

Rückwirkend ab dem 01.01.2006 wurde durch das Gesetz zur Eindämmung missbräuchlicher Steuergestaltungen beschlossen, die private PKW-Nutzung für alle Fahrzeuge, welche weniger als 50% betrieblich genutzt werden und damit nicht zum notwendigen Betriebsvermögen gehören, nicht mehr pauschal mit 1% des Bruttolistenpreises je Monat besteuern zu „dürfen“.

Sofern bei Ihnen die private Nutzung in der Vergangenheit mehr als die Hälfte betragen hat und Sie Ihre private Nutzung mit Hilfe der „1%-Methode“ berechnet haben und kein Fahrtenbuch geführt haben, könnte diese Möglichkeit nun im Zuge der Gesetzesänderung erneut geprüft und die Führung eines Fahrtenbuches eingeführt werden.

Sofern Sie kein Fahrtenbuch führen möchten, müssen Sie dem Finanzamt jetzt anhand anderer Aufzeichnungen beweisen, dass Sie Ihr Fahrzeug zu mehr als 50% betrieblich nutzen. Daher möchten wir Sie bitten, über einen

• Zeitraum von 3-4 Monaten
• alle betrieblichen Fahrten mit Tachoanfangsbestand und Endbestand

festzuhalten.

Ferner müssten Sie den Anfangsbestand zu Beginn des Messzeitraumes und am Ende des Messzeitraumes festhalten. Aus der Differenz der Gesamtkilometer und der betrieblich gefahrenen Kilometer kann dann nachgewiesen werden, zu welchem Anteil der PKW betrieblich genutzt wird. Bitte bedenken Sie, dass Fahrten von Ihrer Wohnung zum Betrieb ebenfalls betriebliche Fahrten darstellen.

Wird ein Privatfahrzeug teilweise für den Betrieb genutzt, so können gleichwohl die betrieblich bedingten Fahrten erfasst werden.
Die Betriebsausgaben berechnen sich entweder mit der Pauschale von 0,30 € je gefahrenen Kilometer oder mit den anteiligen tatsächlichen Kfz-Kosten.

Bewirtungsaufwendungen sind dann als Betriebsausgaben abzugsfähig, wenn diese für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nach der allgemeinen Verkehrsauffassung angemessen sind. Die Angemessenheit ist vor allem nach den jeweiligen Branchenverhältnissen zu beurteilen. Die Höhe und die betriebliche Veranlassung der Aufwendungen haben Sie als Steuerpflichtiger schriftlich nachzuweisen. Dabei müssen folgende Punkte aufgezeichnet werden: Ort, Tag, Geschäftspartner und Anlass der Bewirtung sowie Höhe der Aufwendungen. Wenn das Geschäftsessen in einem Restaurant stattgefunden hat, ist die Rechnung über die Bewirtung beizufügen. Neben der Rechnung genügen Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern (Geschäftspartner) der Bewirtung.

Es können jedoch nicht die Bewirtungskosten in ihrer gesamten Höhe abgesetzt werden, sondern es ist der Eigenanteil an den Bewirtungskosten pauschal mit 30% des Rechnungsbetrages netto als nicht abziehbare Betriebsausgaben wieder hinzuzurechnen.

Hinsichtlich des Vorsteuerabzuges: Die Vorsteuer kann für betrieblich veranlasste Bewirtungskosten uneingeschränkt abgezogen werden. Dieser wurde zwar vom Gesetzgeber von 1999 bis 2003 mit 80% und ab 2004 mit 70% beschränkt, diese Beschränkung ist aber vom Bundesfinanzhof als nicht EU-rechtskonform qualifiziert worden.

Aufwendungen oder Ausgaben (z. B. Miete, Strom, Heizung, Reinigung, Instandhaltungskosten) für ein im Wohnungsverband gelegenes Arbeitszimmer sind als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten abzugsfähig, wenn das Arbeitszimmer „Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit“ bildet.

Dabei sind für die Abzugsfähigkeit folgende Kriterien zu beachten:

• Der „Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit“ ist eng auszulegen. Beispiel: Ein Fotojournalist, der in der Regel außerhalb des Arbeitszimmers seine Fotos macht, kann ein Arbeitszimmer nicht geltend machen, da der Mittelpunkt der Tätigkeit außerhalb des Arbeitszimmers liegt. Das FG München hat entscheiden (10.9.2008 - 10 K 2577/07), dass der inhaltliche (qualitative) Schwerpunkt der betrieblichen Tätigkeit eines Unternehmensberaters, der außerhalb des Arbeitszimmers Einzelpersonen trainiert oder Seminare und Workshops für Gruppen abhält, nicht im häuslichen Arbeitszimmer liegt. Die Konzeption des Schulungsangebots (etwa das Erstellen der Tagungsunterlagen) sei lediglich als Vorbereitungs- und Unterstützungsmaßnahme zur Kerntätigkeit "Vortrag" zu qualifizieren, insbesondere dann, wenn der Steuerpflichtige nach außen vor allem seine Rednerfähigkeiten betont.
• Wohnung und Arbeitszimmer müssen räumlich voneinander getrennt sein (etwa durch eine Tür oder Wand).
• Dem Steuerpflichtigen und seiner Familie muss ein ausreichendes Raumangebot für ihre privaten Wohnbedürfnisse verbleiben.
• Das Arbeitszimmer muss den Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit bilden. Indizien für eine schädliche private Nutzung sind, wenn sich beispielsweise darin Gegenstände befinden, die ausschließlich privat genutzt werden, wie Bett, Kleiderschränke, Hometrainer usw.

Aktuelle Rechtsprechung zum Arbeitszimmer:

• BFH Urteil vom 26. März 2009 (VI R 15/07): Der BFH hat die Absetzbarkeit beruflich genutzter Privaträume gelockert. Räumlichkeiten, die ihrer Ausstattung und Funktion nach nicht einem Büro entsprechen, sind nicht dem Typus des häuslichen Arbeitszimmers zuzuordnen. Dies gilt selbst dann, wenn sie ihrer Lage nach mit dem Wohnraum des Steuerpflichtigen verbunden und so in dessen häusliche Sphäre eingebunden sind. Ist eine Zuordnung zum Typus des häuslichen Arbeitszimmers nicht möglich, können die durch die berufliche Nutzung veranlassten Aufwendungen grundsätzlich unbeschränkt als Werbungskosten abgezogen werden.
• FG Münster vom 8.5.2009 ( 1 K 2872/08 E: Das FG hält die ab dem Jahr 2007 geltende Regelung zum Abzug von Werbungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer wegen eines Verstoßes gegen den allgemeinen Gleichheitsgrundsatz zumindest teilweise für verfassungswidrig. Der Fall betraf einen Lehrer, der sich in seiner Schule vergeblich um die Zuweisung eines Arbeitsplatzes bemühte und daher ein häusliches Arbeitszimmer für seine berufliche Tätigkeit für täglich 2 Stunden benötigte.

Zu allererst benötigen wir die laufenden Belege und die letzte Saldenliste, um die laufende Buchhaltung fortführen und um die laufenden Steuern wie z. B. die Umsatzsteuervorauszahlung berechnen zu können.
Darüber hinaus benötigen wir die Kontenausdrucke für den Zeitraum des laufenden Geschäftsjahres bis zu jenem Geschäftsjahr zurückliegend, in dem der letzte Jahresabschluss erstellt worden ist.

Ferner sind notwendig:

• bei Gesellschaften der Gesellschaftsvertrag
• sonstige wichtige Verträge wie Mietverträge, Leasingverträge, Kredit- und Darlehensverträge
• die bisher erstellten Jahresabschlüsse
• die Bescheide der Finanzbehörde des letzten Jahres
• die Gewerbeberechtigung(en)/Gewerbeanmeldung(en)

Es ist zu unterscheiden, ob Sie ein Einnahmen-Überschuss-Rechner sind, oder ob Sie buchführungspflichtig sind.
Sind Sie ein Einnahmen-Überschuss-Rechner, müssen die Bankauszüge bzw. Kreditkartenauszüge getrennt nach Banken und Bankkonten bzw. Kreditkartenunternehmen chronologisch geordnet werden. Zu jedem Kontoauszug sind die betreffenden Ausgangs- und Eingangsrechnungen dazu zu sortieren. Ferner benötigen wir einen Ausdruck des Kassenbuches mit sämtlichen bar bezahlten Belegen, die ebenfalls chronologisch geordnet werden müssen.

Sind sie buchführungspflichtig, ist die Sortierung wie bereits erläutert, vorzunehmen. Des Weiteren müssen die zum Monatsende offenen Ausgangsrechnungen getrennt von den Eingangsrechnungen chronologisch geordnet werden.

Mit dem Gesetz zur Förderung von Familien und haushaltsnahen Dienstleistungen (Familienleistungsgesetz) wurde der Sonderausgabenabzug für  Kinderbetreuungs-kosten neu gefasst. Als Betriebsausgaben/Werbungskosten abzugsfähig sind (§ 9c Abs. 1 EStG):

• „Aufwendungen für Dienstleistungen zur Betreuung eines zum Haushalt des Steuerpflichtigen gehörenden Kindes,
• die wegen einer Erwerbstätigkeit des Steuerpflichtigen anfallen,
• bei Kindern, die das 14. Lebensjahr noch nicht vollendet haben oder wegen einer vor Vollendung des 25. Lebensjahres eingetretenen körperlichen, geistigen oder seelischen Behinderung
• in Höhe von zwei Dritteln der Aufwendungen, höchstens 4.000 € je Kind.“

Im Fall von Krankheit des Steuerpflichtigen muss die Krankheit innerhalb eines zusammenhängenden Zeitraums von mindestens drei Monaten bestanden haben, es sei denn, der Krankheitsfall tritt unmittelbar im Anschluss an eine Erwerbstätigkeit oder Ausbildung ein. Bei zusammenlebenden Eltern ist der Sonderausgabenabzug nur dann möglich, wenn bei beiden Elternteilen die o.g. Voraussetzungen vorliegen oder ein Elternteil erwerbstätig ist und der andere Elternteil sich in Ausbildung befindet, körperlich, geistig oder seelisch behindert oder krank ist. Voraussetzung für den Sonderausgabenabzug ist, dass der Steuerpflichtige eine Rechnung erhalten hat und die Zahlung auf das Konto des Er­bringers der Leistung erfolgt ist. Seit dem Veranlagungszeitraum 2008 ist eine Belegvorlage (Rechnung über die Aufwendungen) gegenüber dem Finanzamt (mi der Steuererklärung) nicht mehr Voraussetzung für den Steuerabzug. Nur auf Verlangen des Finanzamtes sind die Belege vorzulegen.

Um welche Aufwendungen handelt es sich?

Zu den als Sonderausgaben absetzbaren Aufwendungen gehören Ausgaben alle notwendingen Dienstleistungen zur Betreuung eines Kindes einschließlich der Erstattungen an die Betreuungsperson (z.B. Fahrtkosten), wenn die Leistungen im Einzelnen in der Rechnung oder im Vertrag aufgeführt werden.

Dienstleistungen zur Betreuung sind u.a. (vgl. BMF Schreiben vom 19.1.2007 IV C 4 – S 2221-2/07, Tz. 1):

• die Unterbringung von Kindern in Kindergärten, Kindertagesstätten, Kinderhorten, Kinderheimen und Kinderkrippen sowie bei Tagesmüttern, Wochenmüttern und in Ganztagespflegestellen,
• die Beschäftigung von Kinderpflegerinnen, Erzieherinnen und Kinderschwestern,
• die Beschäftigung von Hilfen im Haushalt, soweit sie ein Kind betreuen,
• die Beaufsichtigung des Kindes bei Erledigung seiner häuslichen Schulaufgaben

Wird z.B. bei einer ansonsten unentgeltlich erbrachten Betreuung ein Fahrtkostenersatz gewährt, so ist dieser zu berücksichtigen, wenn hierüber eine Rechnung erstellt wird (BMF Schreiben , a.a.O Tz. 3).

Nicht begünstigt sind die Aufwendungen für Unterricht (z.B. Schulgeld, Nachhilfe-Fremdsprachen-Unterricht), die Vermittlung besonderer Fähigkeiten (z.B. Musikunterricht, Computerkurse) oder für sportliche und andere Freizeitbetätigungen (z.B. Mitgliedschaft in Sport- oder anderen Vereinen, Tennis-, Reitunterricht). Aufwendungen für die Verpflegung des Kindes sind nicht zu berücksichtigen; ebensowenigAufwendungen für Fahrten des Kindes zur Betreuungsperson. Eine Gehaltsreduzierung, die dadurch entsteht, dass der Steuerpflichtige seine Arbeitszeit zugunsten der Betreuung seiner Kinder kürzt, stellt ebenfalls keinen Aufwand für Kinderbetreuung dar. (BMF Schreiben vom 19.1.2007 a.a.O).

Welche Eltern profitieren von der Steuerminderung?

Der Sonderausgabenabzug steht grundsätzlich jenem Elternteil zu, der die Aufwendungen getragen hat und zu dessen Haushalt das Kind gehört. Tragen beide – unverheiratete -Elternteile Aufwendungen, kann jeder seine tatsächlichen Aufwendungen grundsätzlich nur bis zur Höhe des hälftigen Abzugshöchstbetrags geltend machen. Bei verheirateten Eltern, die beide erwerbstätig sind und die beide Aufwendungen für Kinderbetreuung getragen haben, sind die Aufwendungen - unabhängig von der Veranlagungsart - grundsätzlich bei der Einkunftsquelle des jeweiligen Elternteils zu berücksichtigen (BMF Schreiben a.a.O, Tz. 29). Darüber hinaus kann auch gegenüber dem Finanzamt eine einvernehmliche andere Aufteilung angezeigt werden, welche die Behörde dann im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten berücksichtigt (BMF Schreiben a.a.O, Tz. 11).

Der Sonderausgabenabzug setzt eine Erwerbstätigkeit des Steuerpflichtigen voraus. Eine solche liegt vor wenn er einer auf die Erzielung von Einkünften gerichteten Beschäftigung nachgeht (BMF Schreiben vom 19.1.2007, a.a.O Tz. 23). : Nach Auffassung des BMF  gilt auch der steuerfreie Minijob der Ehefrau/des Ehemannes als Erwerbstätigkeit. Allgemein kann ab einer Arbeitszeit von mindestens 10 Stunden pro Woche von einer Erwerbstätigkeit ausgegangen werden., welche zum Steuerabzug erwerbsbedingter Kinderbetreuungskosten berechtigt  Keine Erwerbstätigkeit ist ein Studium, die Vermögensverwaltung oder Tätigkeiten, die mangels positiver Einkünfte unter Liebhaberei fallen.

Für Kinder im Alter von drei bis fünf Jahrenkönnen Kinderbetreuungskosten in Höhe von zwei Dritteln der Aufwendungen, höchstens 4000 EUR je Kind auch ohne dem Erfordernis der Erwerbstätigkeit als Sonderausgaben abgezogen werden (§ 9c Abs. 2 Satz 4 EStG),

Weiters erhalten Sie den steuerlichen Abzug in Fällen, in denen ein Elternteil sich in Ausbildung befindet, körperlich, geistig oder seelisch behindert ist. Wird die Erwerbstätigkeit durch Arbeitslosigkeit oder Krankheit oder Urlaub unterbrochen, werden die Kinderbetreuungskosten längstens für einen zusammenhängenden Zeitraum von 4 Monaten berücksichtigt. Wird der Zeitraum überschritten, rechnen die Kinderbetreuungskosten ab Beginn der Arbeitslosigkeit bzw. Krankheit nicht zu den Werbungskosten. Bei zusammenlebenden Eltern muss eine der genannten Voraussetzungen bei beiden Elternteilen vorliegen, oder der Elternteil, bei dem dies nicht der Fall ist, muss erwerbstätig sein.